苏州百年职业学院质量认证与人才培养工作评估材料归档规范

为做好我校中外合作质量认证与高职院校人才培养工作评 估材料归档工作，规范各级各类材料整理归档的格式，现就有 关事宜作如下统一要求。

 一、材料的构成

我校中外合作质量认证与高职院校人才培养工作评估材料 主要由学校材料、部门材料和二级学院材料三部分构成。 

（一）学校材料 

学校材料包括三部分：一是学校自评报告与校长报告（含 PPT）；二是送专家审读材料；三是供专家来校检阅时的各类支 撑材料。 

（二）部门材料 

部门材料主要包括两部分：一是认证指标和评估要素归口 负责的材料；二是按部门职责日常运行与积累的各种原始材料。 

（三）二级学院材料 

二级学院材料主要包括两部分：一是自评材料；二是支撑 材料，主要是二级学院专业建设规划、教学管理档案材料、教 师个人教学档案材料等。

 二、材料的种类 

（一）文字材料：文件、规划、方案、纪要、规章制度、 工作计划和总结、记录及教学基本文件、教学档案等。 

（二）统计材料：统计表格、报表和名册。  

（三）声像材料：照片、宣传片、声像光盘等。 

（四）证书材料：荣誉证书、获奖证书、锦旗、奖杯等。 

（五）实物材料：获奖作品、著作、教材、期刊等。 

（六）其他材料：能反映学校管理服务水平和人才培养质 量的其他类型材料。 

三、材料的时限 

根据要求，质量认证和人才培养工作评估材料的收集、整 理与编撰，其时限一般为近三年。

关于财务数据，以自然年计算，自 2019 年 1 月起。 

关于教学建设、学风建设、师资队伍、学生人数等，以学 年度计算，自 2019-2020 学年起。 

关于专业人才培养质量分析报告，则以一个培养周期（三 年）为单位，自 2020 届起。

四、材料的整理 

（一）原始材料整理 

1. 原始文字材料整理 

文件、规划、方案、纪要、规章制度、工作计划和总结等 资料，要按自然年度进行分类；教学活动中形成的原始材料（如 试卷、成绩等）按教学年度进行分类。所有材料要求分类准确， 编目清楚，整齐美观，调用便捷。

2. 声像、证书、实物材料整理 

声像材料要注明内容、声像时间、时长、拍摄者等信息， 制作成数据光盘，装袋（盒）后分类保存，并标明内容与数量。各类证书由收集部门将原件扫描成电子文档，并注明形成时间、 内容、颁发单位等信息，另准备好证书复印件，以便与相关材 料配套。获奖作品等实物材料须拍制照片，著作、教材须复印 封面、封底和版权页，论文须复印封面、目录、封底和正文。 所有声像、证书、实物材料要列出清单。 

（二）新建材料的整理 

1. 文档格式 

原则上使用 word 软件。标题用小 2 号方正小标宋简体字， 可分一行或多行居中排版（如有副标题，用 3 号楷体，紧挨正 标题下居中，文字前加破折号）；换行时要注意词义完整，排 列对称，间距恰当。标题下空一行。正文用小 4 号宋体，行间 距 1.5 倍，每自然段首行缩进 2 个字符，表格内文字的字号、行 间距可适当调整。页边距上下 3cm，左右 2.8cm，页眉页脚 1.5cm。 结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为 “1.”，第四层为“（1）”，第五层为“①”。所有标题独立成行， 不加标点。 

附件：如有附件，在正文下空一行，左空 2 个字符，用小 4 号宋体标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号， 使用阿拉伯数字。附件名称后不加标点符号。 

落款：凡不需加盖公章的材料应在正文右下方落款处署成 文单位全称，在下一行相应处标识成文日期（年月日）。 

材料用纸：采用 A4 纸（所有复印件也统一使用 A4 纸）， 左侧装订，页码位于页面底端，居中。 4 

2. 数据表格 

原则上使用 excel 软件，可根据职能部门的相关报表规范处 理。表格名称用 4 号加粗方正小标宋简体字，表格中的文字用 5 号楷体，数字及字母用 5 号 Time New Roman 格式（小数点后 面统一保留两位有效数字），对齐方式为垂直、水平居中。表 中无内容的一律空白，表内数字或文字有连续重复，不能用“同 上”、“同左”等字样。行高 20 磅左右，可根据实际内容有所调 整。除单页外，必须添加页码，页码为阿拉伯数字，位于页面 底端，居中。 

表格类统计材料要有单位盖章、填报人、审核人和负责人 的签字以及填表日期。 

3. 度量单位及文本数字 

材料所出现的度量单位要按国际标准度量单位，如面积用 “平方米”等；量词应统一，如图书用“册”，计算机用“台”，座位 用“个”等。 

文本中出现的两位及以上数字统一用阿拉伯数字表示，年 份日期不能简化，如：2016 年 2 月，不能写为二 O 一六年二月 或 16 年 2 月。 

4. 装订位置 

文件装订均为左订两枚订书针，在上下各 1/4 处各订一钉， 钉离左侧边沿约 1cm，钉垂直。 

（三）综述材料 

每个认证指标和评估指标的综述材料属于命题式写作，要 5 求结合各评估要素的内涵开门见山、直述主题，对某项工作进 行综述，避免过多的陈述和解释；综述应包括前言、主体、自 评结论三个部分。 

1. 前言。要求直接点明该综述要介绍什么、说明什么。 

2. 主体。主体部分可分为若干层次，每个层次说明一个主 题，层次之间用一个小标题分开；文字量较少的综述，主体部 分可以不分从层次，而用段落区分。语言要精炼，概述性强。 

3. 自评结论。采用总结式，对该指标或评估要素给予简明 的总结，即：对该评估要素给出定性和定量的评价。 

五、材料的立卷归档 

（一）质量认证与评估档案类目设置与格式 

1. 目录设置 

材料目录共分三级：一级目录为质量认证与评估指标体系 中的认证指标和主要评估指标；二级目录为基本要素指标；三 级目录为支撑材料类目。

 2. 目录格式 

一级目录编号为“1”、“2”等；二级目录编号为“1.1”、 “1.2”等；三级目录编号为“1.1.1”、“1.1.2”等。具体根据 材料进行编目。

（二）评估材料的归档 

1. 组卷 

所有支撑材料按质量认证和评估指标体系的评估要素顺序 编号建档，装入文件盒（袋）。不要将两个及两个以上要素的 6 材料放入同一案卷。文件盒侧面应有标签，标签要统一，标明 内装材料所属的评估要素，例如“1.1 办学定位”。当同一个关 键评估要素的材料较多，需要分盒陈列，在同一个要素内进行 编号，例如“1.1 办学定位（1）、（2）”等。

 2. 排序 

支撑材料的排序按支撑程度，从大倒小排列。需要后续补 充完善的，暂不装订成册，用文件夹夹好，以防丢失。 

3. 目录 

每个文件盒内必须有材料目录，列出本盒内所包含的材料 名称。材料目录必须打印 2 份，一份单页放在文件盒内，一份 装订成册做材料总目录。

 4. 档案装具 

专家需要查阅的质量认证和评估材料所用的档案盒原则上 由学校统一购置，材料编目整理、档案盒颜色保持统一，避免 杂乱；文件柜、文件袋大小要统一，整齐美观。 

六、材料的移交与保管 

（一）材料的移交 

1. 需要上交评建办的材料，由各部门/学院按支撑材料目录 整理上交。报送的材料需附“评估材料清单”（一式两份）， 并将新建材料的电子稿与纸质材料同时提交（自留电子文档）。 

2. 报送材料要层层把关。实行责任领导负责制，各种材料 及报表必须由责任领导签字。各部门报评建办的材料分别由部 门负责人、材料组、评建办负责人审定，并加盖上报部门公章。

3. 材料报送应指派专人送交校评建办，并当面审核办理交 接手续。 

（二）材料的保管 

1. 各部门/学院须配置质量认证与人才培养评估档案材料 文件柜，用于存放和陈列各类原始性、基础性评估材料。要明 确评建期间信息采集、分析、材料整理、归档、管理的工作流 程和责任人，对评建材料妥善保管，以防缺失。 

2. 评建材料编目管理，装盒（袋）按序摆放在文件柜内， 并指定专人管理。材料保管员要熟悉评建材料的内容与材料的 陈列位置，对专家组需要调阅的材料，在需要的时候能够快速 查找到相应的材料。 

3. 评估工作结束后，所有资料要求完整保存，作为审核评 估阶段整改的依据。任何人不得随意丢弃、销毁。 

评估办公室

2021 年 9 月 1 日